Bármely irányítási rendszer bevezetése és fejlesztése során a szervezet folyamatait meg kell határozni.
Az irányítási rendszerek a PDCA elve szerint a folyamatok szabályozásán keresztül az irányítási rendszer teljesítményének növelését tűzik ki célként.
Hogyan és mire kell ügyelni ahhoz, hogy a szabványok követelményeit, a vezetés támogatását és a teljesítmény növelését el lehessen érni?
- Folyamatok (értékteremtő, irányító és támogató…vagy mindegy, hogy hogyan van osztályozva, a lényeg, hogy minden folyamat megjelenítése).
2. Folyamatok lépései (a folyamatok megismeréséhez a SIPOC, a TEKNŐSDIAGRAM vagy ezekhez hasonló módszert érdemes alkalmazni).
3. A lépésekbe bemenő információ és anyag (esetleg energia) és hogy mely folyamatból származik, valamint személy szerint kitől (a folyamatok kapcsolatainak meghatározásához, különösen fontos, az információ átadásának meghatározása)
4. A lépés célja és a megvalósulásának paramétere (az, amit, ha elérnek az adott lépésben, akkor a következőbe léphet a folyamat).
5. A cél nem teljesülésének következménye az érdekelt felek igényeit illetően (vagyis, mi van, ha nem teljesül az adott folyamatlépés tökéletesen, az kinek okoz kárt, vagy ki lesz elégedetlen).
6. A szükséges erőforrások (eszköz, ember).
7. A szükséges kompetencia.
8. A folyamatlépésben az információt és/vagy anyagot kapó, feldolgozó, jóváhagyó és értesítendő személyek.
9. A folyamatelem kimenete (információ, anyag).
Mindezek ismeretében a folyamatok szabályozása és figyelemmel kísérése egyértelműsíthető.